Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

[Stando]

Hallo Forum,

ich frage mich, wie fein man bei einer Agentur (Zum Beispiel Fotografie und Grafikdesign) die Prozesse/Teilaufgaben gestallten müsste?

Im Endeffekt würde dies ja wiederum auf eine funktionale Organisation hinauslaufen. (Denn eine Funktion ist ja fast ein Prozess. Je nach dem, ob man mehrere Aufgaben zu einem Prozess zusammenfasst oder nicht?)

Hätte da jemand bereits Erfahrungen?

Viele Grüße

 

[Fotojojo]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Je kleiner die Firma um so eher nein, da Personal (ISO-Beauftragter), Erstellung der Dokumentation und Kosten plus jährl. Gebühren usw. ein einem kleinen Unternehemen nicht zu finanzieren sind. Außernahmen bestätigen diese Regel.

 

[Stando]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Danke Fotojojo,
ein Lehrer meinte vor ca. einem halben Jahr, dass dies sogar für eine Ein- bzw. Zweimannfirma kein Problem wäre. (Da hätte dann die Person oder die Personen sehr viele Rollen. Ich hatte dann den Lehrer vergessen zu fragen, ob zum Beispiel der ISO-Beauftragte (oder evtl. ein Datenschutzbeautragter falls nötig) von einer Person gemacht werden kann, der mehrere Rollen hat)

Vielleicht sehe ich den Lehrer wieder und kann ich mal fragen.


Wie würdet ihr dann überhaupt solche kleine Agenturen 2-5 Mann organisieren,wenn nicht Prozessorientiert? Schwierig wird es, wenn man 2 (oder im Extremfall sogar 3) Dienstleistungsbereiche hat, die nicht ganz miteinander in Beziehung stehen.

Webdesign - Softwareentwicklung und Gafikdesign wären jetzt zwar schon engere Kandidaten. Man hätte dann einen Berater/Schnittstelle zu den Kunden, der in allen Bereichenauf Aquise gehen könnte und den Auftrag dann innerbetrieblich verwalten, sei es dann Funktions-, Produkt, oder Projektorientiert. (Wobei ich denke, dass bei projektorientierten Arbeiten keine Aufgaben wie Buchhaltung zum zugehörigen Projekt gemacht werden).

Schwieriger wird es, wenn man eher 2 verschiedene Leistungsbereiche hat, die jedoch in gewissen Teilaufgaben miteinander zu tun haben könnten. Dann denke ich, dass jeder Mitarbeiter seines Leistungsbereiches die Schnittstelle zum Kunden bildet und Produktorientiert die Arbeit komplett von Aquise, Support, Frakturierung, Beschaffung, .... Lieferung abarbeitet.

Ich denke, dass aber die Regel bei solch kleinen Agenturen ist, dass der Geschäftsführer oder ein KeyAccounter die Kundenschnittstelle bildet und intern nach einem bestimmten Schema oder Chaos X abgearbeitet wird oder auf eine Matrixorganisation hinausläuft, bei der Funktion und Produktorientierung sich etwas überschneiden. Oder was meint ihr dazu?

 

[wex_stallion]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Wie würdet ihr dann überhaupt solche kleine Agenturen 2-5 Mann organisieren,wenn nicht Prozessorientiert? Schwierig wird es, wenn man 2 (oder im Extremfall sogar 3) Dienstleistungsbereiche hat, die nicht ganz miteinander in Beziehung stehen.

Pack mal ein bisschen mehr Infos aus, welche Bereiche denn die zwei bis fünf Figuren an sich abdecken.

Grundsätzlich halte ich eine prozessorientierte Organisation bei der Belegschaftsgröße einer Familie für absoluten Overkill.

Merke: Personal hat oftmals die blöde Angewohnheit sich an Anweisungen zu halten. Wenn du für eine Skatrunde so einen Aufriss machst, dann riskierst du die Flexibilität die solch kleine Firmen oftmals brauchen.

Bei größeren Firmen kommt man (leider) ohne sowas nicht zurecht, kleine Buden gehen an sowas mitunter kaputt.

Bei Belegschaftsgrößen dieser Hausordnung reicht ein Wochenmeeting und eine Tafel mit den aktuellen"Projekten" mit einer Timeline locker aus. Wenn nicht, dann läuft was anderes falsch.

 

[excelfreak]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Bei größeren Firmen kommt man (leider) ohne sowas nicht zurecht, kleine Buden gehen an sowas mitunter kaputt.

Selbst größere Firmen erkennen langsam, daß eine zu dichte Prozesslandschaft die Mitarbeiter lähmt und Kreativität (z.B. in der Entwicklung) wirksam verhindert. Eines der Stichwörter ist scrum - so etwas lässt sich sicher auch auf andere Arbeitsfelder als (Software-)Entwicklung ausdehnen bzw. wird dann irgendwie intuitiv in kleineren Buden sowieso schon so gemacht.

Gruß
excelfreak

 

[Stando]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Hallo,

Pack mal ein bisschen mehr Infos aus, welche Bereiche denn die zwei bis fünf Figuren an sich abdecken.

Webentwicklung, Grafikdesign, Softwareentwicklung aber auch Verkauf von EDV Artikeln. (Ich weiß, ist viel)

Merke: Personal hat oftmals die blöde Angewohnheit sich an Anweisungen zu halten. Wenn du für eine Skatrunde so einen Aufriss machst, dann riskierst du die Flexibilität die solch kleine Firmen oftmals brauchen.

Es gibt einen Mitarbeiter, der ist in seinem Gebiet nicht schlecht. Trotzdem kann man ihn nicht komplett alleine werkeln lassen und muss Anweisungen geben. (Das bremst natürlich manchmal die Kreativität, Motivation und Experimentierfreudigkeit.)

Bei Belegschaftsgrößen dieser Hausordnung reicht ein Wochenmeeting und eine Tafel mit den aktuellen"Projekten" mit einer Timeline locker aus. Wenn nicht, dann läuft was anderes falsch.

Ich würde mir dann so etwas überlegen.
Der Geschäftsführer kümmert sich wie üblich um die organisatorischen Angelegenheiten und kann bei Bedarf als Springer agieren, falls es bei einem etwas knapp wird. Genauso um die Auftragsbeschaffung und Kundenschnittstelle. Er verteilt und managed die Auftäge/Projekte dann innerhalb der Firma, indem die genannten Meetings macht und plant, wer was macht. (Da der GF die Kundenschnittstelle ist, würde diese die Frakturierung machen. Sprich, Angebote, Bestätigungen, Rechnungen usw.)

Würde das in etwa so ablaufen in kleineren Agenturen, außer, dass man für Frakturierung und Buchhaltung eine Sekreäterin hat, die das regelt und sich der Rest mehr auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann.

Eines der Stichwörter ist scrum - so etwas lässt sich sicher auch auf andere Arbeitsfelder als (Software-)Entwicklung ausdehnen bzw. wird dann irgendwie intuitiv in kleineren Buden sowieso schon so gemacht.

Dankeschön. Wirklich interessant. Ein interessantes Modell. In der Softwareentwicklung habe ich bisher Erfahrung mit VModell oder OpenUP.
Das wäre schon sehr detailiert, wie man Projekte oder Aufgaben meistert.

Interessant wäre davor, wie der grobe Ansatz, Organigramm, bzw. die Struktur innerhalb solcher Agenturen im generellen etwa abläuft und da stehe ich derzeit auf dem Schlauch.

 

[Stando]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Ergänzung:
Ich habe vorhin etwas über Werbeagentur auf Wikipedia gelesen:http://de.wikipedia.org/wiki/Werbeagentur#Agenturpersonal

Dort steht, dass der Berater keinerlei Studium haben muss. Ich denke, dass viele Agenturen (egal was sie anbieten) eine Kundenschnittstelle, Berater nach außen haben. Muss aber dieser keine Kompetenzen in den angebotenen Leistungen besitzen um den Kunden überhaupt beraten zu können?

 

[wex_stallion]

Man braucht nicht für jeden Furz einen Universitätabschluß, auch wenn das heut zu tage anscheinend modern ist.

Zudem gilt es noch zu unterscheiden zwischen Beratungskompetenz und Fachkompetenz (wahrscheinlich noch mehr, ich hab aber weder Abi noch Studium).

Wenn du bei der Kundenschnittstelle "Kellner" ein "Rumpsteak Medium" bestellst, dann gehst du nicht davon aus, daß der Kellner das Ding auch selber braten kann, sondern daß er diesen Auftrag der entsprechenden Fachstelle, nennen wir sie mal "Koch", weitergibt.

Der Kellner hat in dem Falle die eigene Auftragsannahme-Kompetenz, die eigene Outsourcing-Kompetenz (Ich kenn da nen Koch, der kann sowas und ich darf den nehmen, denn der hat mit seinem Arbeitsvertrag ein Service Level Agreement mit meiner Abteilung abgeschlossen), die selber nicht vorhandene Mach-Kompetenz (mangels Kochtalent) und später die wieder eigene Servier-Kompetenz.

Sag doch bitte einfach mal klipp und klar, was du genau vorhast, wo es hingehen soll.

Bisher seh ich nur einen geplanten Prozessoverkill ohne Sinn und Verstand.

 

[Stando]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Zudem gilt es noch zu unterscheiden zwischen Beratungskompetenz und Fachkompetenz (wahrscheinlich noch mehr, ich hab aber weder Abi noch Studium).

Achso, oki. Klar stimmt.

Sag doch bitte einfach mal klipp und klar, was du genau vorhast, wo es hingehen soll.

Bisher seh ich nur einen geplanten Prozessoverkill ohne Sinn und Verstand.

Vielen Dank übrigens, dass du dir Mühe gibst mir zu helfen. Ich hatte bereits versucht die Bereiche aufzulisten:
Webentwicklung (Das übliche halt: Webseiten entwickeln, CMS installieren/anpassen, optimieren...), Grafikdesign (Printdesign, Flyer, Broschüren, Plakate, Briefpapier gestalten und drucken lassen), Softwareentwicklung (Spezialsoftware oder eben Webseiten) aber auch Verkauf von EDV Artikeln. (Computer Peripherie/Komponenten, Drucker, Scanner usw.). Der letzte ist mehr so der PC-Guru

Es sind 3 Mitarbeiter. (Könnten aber mehr bei Bedarf mehr werden. Man könnte auch mit extenen Firmen zusammenarbeiten). Welche Informationen würdest du noch gebrauchen? Dann würde ich die Information bereitstellen

 

[wex_stallion]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Nein, das meine ich (noch) nicht.

Die Frage lautet: Warum willst du eine Firma mit drei Leuten (vielleicht vier, falls der Chef noch nicht dabei ist) prozessorientiert organisieren? Warum willst du mit einem 40-Tonner dein Frühstücksbrötchen abholen fahren?

 

[Stando]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Die Frage lautet: Warum willst du eine Firma mit drei Leuten (vielleicht vier, falls der Chef noch nicht dabei ist) prozessorientiert organisieren? Warum willst du mit einem 40-Tonner dein Frühstücksbrötchen abholen fahren?

Das meinst du. Ich dachte nicht, dass die prozessorientierung so viel Ressourcen/Energie in Anspruch nimmt. Ich muss aber sagen, dass in der Agentur überhaupt keine geregelte Organisation herscht. (Deshalb auch die Frage, wie man sonst am Besten organisieren könnte, bzw. wie dies generell gemacht wird. Deshalb dachte ich mir, wenn man sich schon Gedanken macht über eine Struktur, warum nicht prozessorientiert)

Ich bin auf das Buch "Wertschöfungsprozesse bei Dienstleistungen" gestoßen. Vielleicht erhalte ich dort auch interessante Tipps, wie man die Organisation umsetzen könnte.

 

[wex_stallion]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Wenn du prozessorientiert organisieren willst (egal wo, wen oder was), was ist dann der allererste Schritt, den man machen müsste?

 

[Lichtschutzfaktor]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Mein Liebling zu dem Thema, (original bei einer Firmenpräsentation und nach Betriebsbesichtigung mitgehört) Präsentator (Brust stolz geschwollen):"Ach übrigens, selbstverständlich sind wir auch ISO 9001 zertifiziert!" – Antwort des potenziellen Neukunden: "Hmm, schade, bis eben hatte ich einen sehr positiven Eindruck von Ihrem Laden …" ;-)

Gruss Micha

 

[wex_stallion]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

@Lichtschutzfaktor: Das steht mal wieder auf einem anderen Zettel, für manche Kunden braucht man es wiederum. Wer sich die praktische Umsetzung mal außerhalb des Schreibtischstuhls angesehen hat weiß um die Probleme in der Praxis.

Das wiederum hat nicht direkt was mit ISO irgendwas zu tun

 

[Stando]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Wenn du prozessorientiert organisieren willst (egal wo, wen oder was), was ist dann der allererste Schritt, den man machen müsste?

Klar. Man analysiert die einzelnen Prozesse und ernennt Verantwortliche für jeden Prozess. Ich habe mir diese Grafik oben angeschaut:
http://www.ibim.de/pl+orga/fset-pl-orga.htm.
Ich bin bisher so weit, dass ich einzelne Aufgaben/Prozesse aufgelistet habe und dies in einer Matrix einen oder mehreren Personen an den Schnittstellen zuteile.
Es wird mehr in Richtung Produktorientierung gehen. Jeder Mitarbeiter macht seinen eigenen Hauptleistungsbereich von Beratung, Fakturieren, Produktion und Lieferung.

Bei der Beratung und Kundengewinnung bin ich mir noch nicht ganz sicher. (Evtl. sollte man die Leute arbeiten lassen und einer kümmert sich um die Kunden.
Nicht falsch verstehen, ich versuche derzeit nur etwas Ordnung in die Organisation (Aufbau und Ablauf) zu bringen. Da ich leider keinerlei Erfahrung habe, wie es in kleineren Agenturen oder Zusammenschlüssen von via GbR. von paar Personen abgeht, fehlt mir die Erfahrung.

Was mir dann leidernoch einfällt:

Der Kellner hat in dem Falle die eigene Auftragsannahme-Kompetenz, die eigene Outsourcing-Kompetenz (Ich kenn da nen Koch, der kann sowas und ich darf den nehmen, denn der hat mit seinem Arbeitsvertrag ein Service Level Agreement....

Der Kellner hat eine Auftragsannahme-Kompetenz. Wird jedoch vom Gast eine Frage zum Produkt gestellt (oder in diesem Fall zum Essen), nimmt der Kellner eben nur die Daten auf und vermittelt es den Spezialisten/Kreativen (Koch) und vermittelt praktisch so hin und her. Bei Bedarf könnte der Kellner auch den direkten Kontakt zwischen Gast und Koch herstellen. (Wäre dies dann ein Leistungsübergreifende Anfrage, kämen die anderen Köche (Spezialist Webentwicklung und Spezialist Grafikdesign) zusammen.

Intern würden sich dann die Spezialisten einigen im Rahmen eines Projektes (einer kleiner Sitzung, wer macht was, wer fakturiert, wer entwickelt was (und wie natürlich), wer liefert usw.). Ob das nun nach "scrum" ist oder eine anderer Prozess könnte man dann abklären. (Das heißt, ich wäre bei einer Matix zunächst eher Produktorient, bei überschneidenden Leistungen dann Projektorientiert.

Präsentator (Brust stolz geschwollen):"Ach übrigens, selbstverständlich sind wir auch ISO 9001 zertifiziert!" – Antwort des potenziellen Neukunden: "Hmm, schade, bis eben hatte ich einen sehr positiven Eindruck von Ihrem Ladens …" ;-)

Komischer Kunde

Wer sich die praktische Umsetzung mal außerhalb des Schreibtischstuhls angesehen hat weiß um die Probleme in der Praxis.

Welche Probleme zum Bleistift?

 

[wex_stallion]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Zitat:
Wenn du prozessorientiert organisieren willst (egal wo, wen oder was), was ist dann der allererste Schritt, den man machen müsste?
Klar. Man analysiert die einzelnen Prozesse und ernennt Verantwortliche für jeden Prozess. Ich habe mir diese Grafik oben angeschaut:

Wieviel definierte Prozesse hast du denn?
Aus dem Thread bisher erdreiste ich mich als Summe zu nennen: 0

Nur ein definierter Prozess ist ein verbindlicher. Wenn du im Prozess "Im Stehen pinkeln" nicht definierst, dass die Brille hochzuklappen ist bevor der Strahl läuft, dann kannst du keinem in den ***** treten wenn er die Brille vollpinkelt.

 

[Stando]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Wieviel definierte Prozesse hast du denn?
Aus dem Thread bisher erdreiste ich mich als Summe zu nennen: 0

Ich mache erst Makroprozesse (eigentlich die drei Leistungsbereiche) und davon Unterbereiche. Dann kommen die Mikroprozesse (die du vermutlich meinst). Soweit bin ich leider noch nicht.

Gegen die allgemeine Vorgehensweise wie im vorletzten Posting gäbe es aber keine Einwände oder?

 

[wex_stallion]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Ich weiß nicht, ich glaub das ist alles bisher zu theoretisch. Sicher kann man sich irgendwelchen Krempel, Verfahren, wasweißich nicht alles anlesen, vergleichen;

Vielleicht wäre es eine Idee, ganz anders anzufangen; in dem man z.B. einen etwas aufwändigeren/größeren Auftrag der jüngeren Vergangenheit aufarbeitet. Etwas in dem Sinne: Wer hat was angefangen, wie wurde dann weiter deligiert, was kam dann, warum wurde es eng mit dem Liefertermin ... die Richtung eben.

Es bringt ja auch nix, wenn du hingehst und überlegst dir einen tollen Prozess, oder Teilprozess, der in sich total super ist, aber schon effektiver, schneller oder vielleicht auch nur schöner bereits vorhanden ist.

Du kannst z.B. schlecht Verantwortungen verteilen, wenn die Kompetenzen nicht klar geregelt sind. Und damit meine ich nicht nur fachliche Kompetenz (guter Grafiker) oder beraterische Kompetenz (kann gut verkaufen, kennt Grundlagen und weiß, wer inhouse was gut kann).

Es geht ja auch um nicht ganz uninteressante Fragen wie: Wer darf über Geld sprechen? Im Supermarkt darf jede Aushilfe dem Kunden auf die Frage "Was kostet die Zahnpaste" das Preisschild vorlesen, in anderen Firmen ist sowas genau definiert, wer darüber sprechen darf und in welchen Rahmen.

Wer ist in welchem Rahmen weisungsbefugt oder zumindest hinweisungsbefugt? Darf der Setzer z.B. dem Kunden sagen "Sie wollten bis 14 Uhr die Texte liefern, jetzt ist 15 Uhr und die drölf Bazilliarden Kioskflyer kommen nicht pünktlich zur Veranstaltung."

Das kann bei ner Skatrunde durchaus anders sein als in einer Riesenbude, in der für jeden Furz ein eine eigene Abteilung existiert.

 

[Stando]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Es bringt ja auch nix, wenn du hingehst und überlegst dir einen tollen Prozess, oder Teilprozess, der in sich total super ist, aber schon effektiver, schneller oder vielleicht auch nur schöner bereits vorhanden ist.

Das hast du natürlich Recht. Bisher habe ich ja bereits Makroprozesse und paar Unteraufgaben erstellt. Wir schauen dann, wie wir das bisher machen und ob die grobe Verantwortungsbereiche den Arbeitsablauf etwas ausbessern, wenn alles mal klarer geregelt ist, anstatt wild durcheinander Aufträge zu empfangen und zu bearbeiten. Später kann man das dann optimieren. Das wird das vernünftigste sein.

Es geht ja auch um nicht ganz uninteressante Fragen wie: Wer darf über Geld sprechen?

An sowas hatte ich jetzt garnicht gedacht. Es sollten natürlich auch paar grundlegende Definitionen stattfindet. (Bisher fragt man sich so hin und her. Regelt das so, dass der Kunde beglückt wird)
Um den Ablauf bzw. die Organisation zu optimieren ,schaue ich in vergangengen bzw. nun in aktuellen Aufträgen, wie es mit den Kompetenzen aussieht.

Kompetenzen:
- Wer kann was (Egal, ob fachlich (Grafik), organisatorisch (Beratung, Fakturierung und sonstige Fähigkeiten usw.)

Sonstige Fragen:
- Wer darf über Geld sprechen
- Wer darf Informationen über ein Projekt an Kunden preisgeben (hinweisungsbefügt)
- Wer sollte überhaupt mit Kunden über das Projekt sprechen können
- Wer sollte sich um neue Kunden kümmern
- Wer kümmert sich um organisatorische Dinge (irgendwelche Unterstützung- oder Managementaufgaben)

Einfach grundlegende Sachen klar definieren und später schauen, wie man dies optimieren kann. Ich überlege mir dann, was es für sehr wichtige Grundlegende Dinge geben würde. (Über Tipps würde ich mich natürlich freuen, wenn man welche zusammentragen könnte).
Das über geld sprechen fand ich interessant. Wäre mir nicht eingefallen. Ob das nun entscheidend ist oder nicht, sei man dahingestellt. Finde aber die Definition dennoch wichtig, anstatt es nicht zu tun, bevor da irgendetwas von den Mitarbeitern erzählt wird.)

 

[LaFaSiLuc]

AW: Arbeiten kleine Firmen/Agenturen nach der ISO 9001?

Mein Lebensabschnittsgefährte hat einen 2-Mann Betrieb, der ISO zertifiziert sein muss. Völliger Mumpitz, aber Hauptsache der Stempel ist auf dem Briefpapier -.-
Aus meiner Praxis kenne ich das so, dass einer der QM-Beauftragte ist, der sich mit dem Verbund und dem Managementberatungsfritzen auseinandersetzen muss.
ALLE Abläufe, sämtliche Vorgehensweisen sind dokumentiert, damit auch jemand, der neu in die Praxis kommt, sehen kann, wie es abläuft. Jeder Mitarbeiter hat einen Aufgabenbereichsbogen in dem genau protokolliert ist, was er darf/muss.
Da steht dann z.B. : Wareneinkauf bis 500 Euro, Patientenannahme, Beratung Contactlinsen, was weiss ich...
Jeder muss eine Qualifikation nachweisen können, alles wird kopiert und im Personalordner abgelegt.
Datenschutzerklärungen, Schlüssellisten, Abschlusszeugnisse, Weiterbildungszeug etc. kommen da rein.
Bei so einer Agentur stelle ich mir das so vor, dass an erster Stelle der Kundenkontakt steht. Wer darf wann telefonieren oder Kunden besuchen? Wer nimmt Aufträge an und leitet sie an wen weiter. Gut ist auch immer ein Ablaufbogen - soll heissen: Welche Infos brauche ich, damit ich die Wünsche des Kunden auch an die Kollegen weiterleiten kann, ohne dass die Hälfte auf der Strecke bleibt? Vorbereitete Kopien helfen dann, dass man keine Frage vergisst.