Kundendaten erfassen

[Bahlramir]

Guten Tag

Ich beginne gerade mit meinem Kleinunternehmen als Webdesigner und stehe gerade vor der Frage wie ich am besten neu Kundendaten erfasse.

Meine Überlegung ist ein Kunden Fragebogen in PDF Form zu erstellen. Diesen bekommt der Kunde nach Wunsch per E-Mail, Post oder persönlich überreicht.

Wie machen ihr das und haltet ihr es so für sinnvoll.

Meine Kunden und Projekt Verwaltung läuft dann über Papierkram.de

 

[virra]

Soweit ich weiß: Wenn Kundendaten an einen anderen weitergegeben werden, muss der Kunde darüber informiert werden und dem ganzen Prozess zustimmen – Stichwort DSGVO. Naja, der genaue Kram zur Datenhaltung steht dann ja wohl sowieso im PDF.

 

[Nedsch]

Halte ich eher nicht für sinnvoll. (Bin aber auch grundsätzlich ein Skeptiker.)
Denn ein Fragebogen ausfüllen ist Arbeit. Was hat der potentielle Kunde davon?
Allerdings: Versuch macht kluch. Könntest du ja mal an 5 Personen testen, wie die Reaktion ist.
Die Frage ist aber ja auch: wie kommst du an die Personen ran? Kaltakquise per Telefon?

 

[Panobilder]

Wenn ich meinen Kunden eine leeres Blatt (pdf) zum Ausfüllen schicken würde... ich weiß nicht so recht...

Wenn, dann würde ich alles was verfügbar ist vorab ausfüllen und dann zur Kontrolle und Ergänzung an den KD senden...

Mit reicht das auch immer per Email, extra ein PDF ausfüllen bedeutet Arbeit... egal ob Du oder der KD diese erledigt...

 

[Torito49]

Die Frage ist, ob die Fragen anonym bleiben sollen.
Ich, als Kunde, habe ich so an 3-4 Fragenbogen von namhaften Firmen teilgenommen, vorher haben sie mir versichert, dass alles anonym bleiben soll. Klar, dann werden unter anderen, nach alter, Geschlecht, Gewohnheiten, usw. gefragt. (Also die typische Umfrage).
Aber ob wirklich die Antworten anonym bleiben, das weiß man nie.
Die Fragen werden direkt in der Webseite gestellt.

 

[Bahlramir]

Vielleicht wurde hier etwa falsch verstanden.

Es geht darum wenn ich einen neuen Kunden bekomme, das ich ihn vorab die PDF zuschicken oder überreiche wo er die nötigsten Daten einträgt die ich später auch für die Rechnung benötige.

Aktuell muss ich im Nachhinein immer nachfragen und ob er mir dann alle nötigen Daten zu schickt oder gleich ein vorgefertigtes Formular ausfüllt ist ja dann auch egal. Nur für mich wird es ja einfacher.

 

[Torito49]

Vielleicht wurde hier etwa falsch verstanden.

Es geht darum wenn ich einen neuen Kunden bekomme, das ich ihn vorab die PDF zuschicken oder überreiche wo er die nötigsten Daten einträgt die ich später auch für die Rechnung benötige.

Aktuell muss ich im Nachhinein immer nachfragen und ob er mir dann alle nötigen Daten zu schickt oder gleich ein vorgefertigtes Formular ausfüllt ist ja dann auch egal. Nur für mich wird es ja einfacher.

Stimmt, obwohl Du richtig die Frage erstellt hast, habe ich die Frage falsch verstanden. > mea culpa <

Sorry

 

[Andre_S]

Eine Frage ist - was hat Papierkram.de für ein Datenbankformat und welche Schnittstellen gibt es um Kundendaten die auf deiner Seite eingetragen werden mit Papierkram.de zu verknüpfen. Dann musst du laut DSGVO auf so eine Verknüpfung auch noch aufmerksam machen was abschreckend wirkt.

Kunden brauchen einen Beweggrund damit sie bei einer Registrierung überhaupt viel Informationen preisgeben. Selbst wenn sie schon einen Auftrag bspw. für eine Webseite erteilt haben wirst du erleben das eine Hauptaufgabe eines Webdesigners darin besteht dem Content für die Seiten hinterher zu jagen. Wenn du da nicht gleich diplomatisch regelst wer, welche Inhalte bis wann erstellt kommst du ganz schnell ins rudern.

Die Erfassung der Inhalte kann über einen Kundenlogin auf deiner Datenbank gestützten Seite erfolgen. Auf deren Kundenformularseite sollten dann die zuvor gemeinsam festgelegten Menüpunkte samt Überschriften bereits angelegt sein.

Du kannst auch aus einer Access-Datenbank heraus ein editierbares PDF-Formular erstellen und wieder erfassen was ein Umweg ist. Wenn du dich mit ASP.NET auskennst und der Kunde Office-Access nutzt kannst du ihm eine Schnittstelle einrichten über die er die Seiteninhalte in seinem gewohnten Programm (oder über Online-Aktualisierungs-Formulare) just in time ändern kann. Kunden fühlen sich auch wohl wenn sie die Sicherungskopie bei ihnen liegt.

Jetzt kommt sicher gleich der Einwand das man sowas über My-SQL löst weil dies schlanker ist. Was besser geeignet ist hängt vom Grad deiner Fähigkeiten, vom Funktionsumfang der Seite und von den Schnittstellen zu vom Kunden genutzten Programmen ab. In Access werden Verknüpfungen schön dargestellt und macht es einem Neuling einfacher den Überblick zu behalten.

 

[Panobilder]

Aktuell muss ich im Nachhinein immer nachfragen und ob er mir dann alle nötigen Daten zu schickt oder gleich ein vorgefertigtes Formular ausfüllt ist ja dann auch egal. Nur für mich wird es ja einfacher.

1. Spätestens bei der Auftragsannahme sollte doch feststehen wer AG und wer Rechnungsempfänger ist.
2. Zu "echten Datenbanken": Von wieviel tausend Kundendatensätzen sprechen wir denn?
Hinweis und Denkanstoß: Je einfacher die "Büro- und Datenstruktur", umso einfacher sind die Regularien der DS GVO einzuhalten...

 

[Bahlramir]

Ich bin Kleinunternehmer und fange gerade erst an. Habe also keine 1000+ Kundendaten. ;-)

Aktuell habe ich im Monat um die 2-3 Neukunden. Und wenn ich bei der Angebotsannahme ein ausgefülltes Datenblatt bekomme mit den wichtigsten Daten, sehe ich das als einfachsten weg für mich.

Deshalb schreibe ich ja auch hier um Tipps von Leuten zu bekommen die schon länger in dem Geschäft sind und sagen können wwi es vielleicht besser geht.

 

[wex_stallion]

Was brauchst du denn alles für Daten, die sich nicht aus Briefbogen und/oder Email-Signatur ergeben?

 

[Bahlramir]

Vor und Nachname, Adresse, Email und eventuell Telefonnummer wobei die meisten sich per Telefon melden und ich diese schon habe.

99% meiner bisherigen Kunden haben keine E-Mail Signatur, geschweige denn dass sie überhaupt wissen was da ist. ;-)

Und es ist ja wohl selbstverständlich das wenn ich eine Dienstleistung in Anspruch nehme, etwas kaufe oder bestelle wie auch immer, das ich meine Personen bezogen Daten angebe.

Es geht jetzt nur um die Art und Weise wie die Kunden mir diese geben.

 

[Andre_S]

99% meiner bisherigen Kunden haben keine E-Mail Signatur, geschweige denn dass sie überhaupt wissen was da ist. ;-)

Welche Zielgruppe hat den nur zu 1% E-Mail?

 

[Bahlramir]

Es ist die Rede von einer Email Signatur und nicht von der Email an sich.

 

[Nedsch]

Vor und Nachname, Adresse, Email und eventuell Telefonnummer

Und dafür brauchst du einen Fragebogen?
So ganz erschließt sich mir dein Problem noch nicht. Dachte zuerst, es geht um ein Tool, Akquise zu betreiben.
Geht es nur darum, eine Adresse für die Rechnung zu haben?

 

[Bahlramir]

Es geht rein um die Neukunden Erfassung für Rechnung und Kontakt

Ein ganz einfaches Formular was dem Kunden maximal 5 Minuten kostet und nur nerviges hinterher gerenne erspart.

 

[Panobilder]

Als Unternehmer sollte man auch fähig sein praktisch zu denken und pragmatisch zu handeln.
Wie mache ich es:
Wenn der Interessent (angehender Kunde) eine Webseite hat, dann schau ich dort ins Impressum und hol mir die Daten.
Spätestens bei einer Auftragsbestätigung - die ich immer per email sende - frag ich dann zusätzlich, ob alle Daten als Rechnungs- und Auftraggeber und Lieferadresse passen, oder ob Änderungen oder Ergänzungen notwendig sind.
Wenn keine webseite zu finden ist, dann stell ich die Frage nach den vollständigen Daten bereits in meiner ersten oder zweiten Email an den Kunden, aber definitiv lange vor einer Rechnungsstellung...

Zum Wort praktisch/pragmatisch:
Wie würde es Dir passen, wenn jemand ein Formular zum ausfüllen schickt und du aber alle Daten auf der Wesbeite öffentlich sichtbar zeigst?

 

[herbiemaus]

99% meiner bisherigen Kunden haben keine E-Mail Signatur, geschweige denn dass sie überhaupt wissen was da ist. ;-)

Und denen verkaufst Du Webdesign. Genial.

 

[Nedsch]

Ein ganz einfaches Formular was dem Kunden maximal 5 Minuten kostet

Sehe trotzdem da keinen Sinn drin. Wenn ich keine Rechnungsanschrift habe, und die auch nirgends steht, schreibe ich eine Mail und bitte darum. Jedoch ohne Fragebogen. Kommt allerdings selten vor, denn 99% meiner Kunden haben eine Website mit Adresse und eine Signatur in der E-Mail.

Du hattest ja nach unserer Meinung gefragt. Wenn du vom Formular aber überzeugt bist, spricht ja nichts dagegen, es so zu machen.
Ist ja alles learing by doing. Außerdem kennen wir deine Zielgruppe nicht. Kann ja sein, dass es für dich so die beste Lösung ist.

 

[Andre_S]

Es gibt so Bücher mit gelben Seiten da stehen Adressen drin. Gibts auch als CD.
Manche haben auch so kleine bedruckte Karten wo die Adresse draufsteht.
Ansonsten kann man Kunden die sich telefonisch melden ja einfach darum bitten ihre Daten (samt Umsatzsteuer-ID) per Mail zu übermitteln oder sich auf deiner Seite online zu registrieren. Damit die Autofill-Funktion der Browser funktionieren sollten deine Formularfelder nach Standard benannt werden.

Ich schiebs mal auf die Hitze das man solch banale Fragen stellt (und das ich das mit der Signatur überlesen habe).
Auf welche Werbung hin melden sich den 2-3 Kunden mtl.?