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Angebotsvorlage per Photoshop, Excel, Word, Illustrator....was denn nun?

D

dakoll

Guest

Hallo liebe Gemeinde,

da dies mein erster Beitrag bei euch ist, stelle ich mich ganz kurz vor und sage euch um was es geht.

Mein Name ist Kolja, ich bin 29 Jahre alt und habe nach der Schule 5 Jahre in Neuseeland gelebt, dort studiert und alles mögliche gearbeitet. Über einen eigenen kleinen Backpacker und dem gelegentilichen Ausbau von Bussen zu Wohnmobilen kam ich zur Campervermittlung. Ich habe mehrere Jahre als freier Agent für Vermittlerfirmen gearbeitet und habe mich nun mit der CamperOase selbstständig gemacht und baue das Unternehmen als Campervermittlung auf. Vor einem Jahr habe ich nebenher angefangen mich etwas einzuarbeiten in HTML, Suchmaschinenoptimierung und habe mir die ein oder anderen Photoshop Tutorials angeguckt. Es ist also alles selber zusammengebastelt. Sicherlich geht vieles um einiges besser aber für den ersten Versuch bin ich zufrieden. Abgesehen, davon, dass der kreative Teil nun so ziemlich vorbei ist und ich Content einpflegen muss. Mit dieser stupiden Arbeit komme ich nicht wirklich vorwärts. Das liegt aber auch daran, dass ich bei der Angebotserstellung noch recht lange brauche. Und nun komme ich zu meinen Fragen.


Da ich die Möglichkeit des Dateianhangs nicht gefunden habe, habe ich die Beispieldokumente zum Download hinterlegt..
Ich verschicke die Angebote alle per Email an Kunden in Deutschland aber auch an Kunden welche bereits in Neuseeland der Australien sind. Daher muss das Dokument (filesize) so klein wie möglich sein. Da ich sehr viele Kunden mit mobilen Endgeräten habe (ich weiß, die Internetseite sollte darauf ausgelegt sein - future project), sehe ich das PDF Format als geeignet an.

Es wäre wünschenswert, wenn ich die zu bearbeitenden Bereiche leicht bearbeiten könnte. Damit meine ich das schnelle wechseln von einer Zelle in die andere Zelle wie bei Excel. Zudem wäre es super wenn solche Felder wie die Anzahl der Tage, die Gesamtsumme des Angebots, die Anzahlung und die Restzahlung, per Formeln hinterleg, sich selbst errechnen würden, wie in Excel.

Wichtig wäre es zudem wenn ich das Fahrzeugmodell und ein paar andere wichtige Hinweiße mit meiner Internetseite verbinden könnte. Also einzelne Wörter etc. mit einem Link hinterlegen könnte.

Praktisch wäre es zudem, wenn gleich das richtige Datum immer oben rechts stehen würde, ohne, dass ich es im einzeln anwählen und abändern muss.


Im Moment mache ich alles mit Photoshop. Ich habe die Rechnungs/Angebotsvorlage grafisch darin erstellt und nutze nun die Texteingabefunktion und ändere alles manuell an und wandle es später in ein PDF um.


Wichtig: schnelle Zellenanwahl, teilweise automatisches ausfüllen, Linkhinterlegung möglich, PDF Speicherung möglich, Datum, grafisch zumindest so ansprechend wie derzeit.

Da es in dieser Firma auch freie Mitarbeiter geben soll, wird es zudem wichtig sein, dass alles möglichst einfach gehalten wird und für alle zugänglich bleibt iin Bezug auf Software und Können...


Ich bin gepannt auf eure Vorschläge mit welchem Programm so etwas am besten zu realisieren sein wird.


Danke für eure Hilfe.

LG Kolja
 

Vektorprogramme

Word oder Excel. Leg deine Grafik in den Hintergrund und darüber eine Tabelle. Alles andere ist doch nur eine Frage der Formatierung. In Excel kannste dann die irrelevanten Felder auch noch sperren, so dass dir niemand das Formular zerhaut.

Photoshop oder Illustrator zur Rechnungserstellung verwenden – höre ich zum ersten Mal. LOL
 

Little_Lilly

Lütte Hamburger Deern

Als PDF speichern und das PDF mit Formularfeldern entsprechend ausstatten, wäre auch eine Möglichkeit. Berechnungen sind damit auf jeden Fall möglich.
 
D

dakoll

Guest

Eine Kleinigkeit die vllt noch erwähnt werden sollte, ist der Punkt, dass es immer wieder Sondervereinbarungen gibt. Sodass die Felder "Im Gold Insurance Paket enthalten" & "Nicht im Gold Insurance Paket enthalten" auch editierbar bleiben müssen. Sieht das mit Excel denn dann noch gut aus?

Ich werde es mit Excel wohl einfach mal versuchen. Danke Olaf.

@Lilly: mit welchem Programm per PDF speichern und dann Bearbeitungsfelder einfügen??? Berechnungen sind womit dann auch möglich?

Andere Frage: wenn ich doch Photoshop ert einmal weiter nutzen sollte, kann ich ein PDF Angebot erstellen in dem ich auch einen Lonk hinterlegen kann. Zum Beispiel hinter dem Fahrzeugnamen. wenn ja, wie.

Danke für eure schnelle Hilfe.

Bei Verbesserungsvorschlägen, gerne her damit :)

LG Kolja
 

AndyBot

Nicht mehr ganz neu hier

Also ich würde dir auch zur Word raten! Erstell Dir ein Musterformular, das du immer wieder verwenden kannst. Rechnen kannst Du damit genau so wie bei Excel.

Installier Dir nen PDF-Drucker und fertig sind Deine PDF-Rechnungen. Das ist meines Erachtens einfacher, als das über PS zu machen.

Gruß
Andy
 

holsten_fold

Fettnäpfchen-Treter

Meine Wahl für dich bleibt das PDF. Über cycles designer, (ein Adobe Produkt), kannst du PDF´s mit allen Möglichkeiten erstellen, und mit JavaScript auch alle Berechnungen und Eventualitäten abdecken. Der Designer kann schon wieder anders heissen, wechselt oft.
Das Forum für Hilfe dabei ist Acronaut, mal googeln.
 
D

dakoll

Guest

Danke für alle Antowrten bis hier hin.

@holsten_fold: werde ich mir wohl noch anschauen. ISt es durch Javascript dann nicht wieder recht kompliziert?

@AndyBot: habe ich mit Word nicht wieder die gleichen Probleme wie mit Excel die da sind:

@10dency: Mit Excel komme ich gleich am Start schon nciht richtig weiter. Wenn ich eine Grafik in den hintergrund lege dann ist diese riesengroß und eben nicht mehr wie die von mir angegebene DIN A4 Abmessung. Zudem wird es nicht gedruckt und nicht im PDF dagestellt. Es bleibt eine weiße Seite.

Wenn ich eine Grafik einfüge dann sind die Zellen überlagert. Ich kann die Grafik nur transparent schalten aber dann sieht das ganze wieder ziemliche bescheiden aus!

@Little_Lilly : kannst du deinen Ansatz vllt nochmal etwas genauer erklären?

Danke nochmals
LG Kolja
 

holsten_fold

Fettnäpfchen-Treter

wenn du wie du sagst ein bisschen mit html umgehen kannst, ist das schon ein Ansatz. JavaScript kann immer soviel wie Du bereit bist zu investieren. Ich habe ohne grosse Kenntnisse recht schnell Lösungen gefunden. Du musst halt vorhandene Scripte für Dich umstricken, kann auch richtig Spass machen. Es geht ja bei dir häufig nur um Bedingungen.
 
@10dency: Mit Excel komme ich gleich am Start schon nciht richtig weiter. Wenn ich eine Grafik in den hintergrund lege dann ist diese riesengroß und eben nicht mehr wie die von mir angegebene DIN A4 Abmessung. Zudem wird es nicht gedruckt und nicht im PDF dagestellt. Es bleibt eine weiße Seite.

Wenn ich eine Grafik einfüge dann sind die Zellen überlagert. Ich kann die Grafik nur transparent schalten aber dann sieht das ganze wieder ziemliche bescheiden aus!

Mmhh. Kann dir da leider nicht helfen. Ich hab Excel immer nur für wissenschaftliche Auswertungen genutzt. Aktuell nur noch notgedrungen (Arbeitsgruppenzwang) für den DOCMA-Heftplan auf der Platte. Ansonsten hab ich mich eigentlich total von Microsoft verabschiedet. Ich mag es halt, wenn Software einfach das tut, was ich will und nicht nervt. Und MS-Office auf dem Mac ist halt lahm und benutzt nicht die Shortcuts, die ich von Windows kenne, aber auch keine Mac-Standardkürzel und kann Scripts nicht vernünftig usw. Nervt, wie gesagt. ;)

Numbers kann nicht die Hälfte des Funktionsumfangs von Excel, aber genau solchen Kram wie simple Layouts mit Formeln sind da überhaupt kein Problem – genau wie in Pages.

Wenn das in Excel/Words echt so ein großes Problem ist (kann ich mir gerade nicht vorstellen), dann ist der Weg über interaktives/Formular-PDF wohl der bessere Weg.
 

ghostx

Noch nicht viel geschrieben

Deine Optionen kannst mit einem Auswahlfeld hinterlegen. Was manche auch machen, dass sie Ihre Rechnungen in Indesign schreiben. Vorteil wäre, dass du die Musterseite mit dem Briefkopf ausblenden kannst.
Ich würde Dir jedoch Excel empfehlen. Die Grafik in den Hintergrund legen und die Zellen ausblenden. Nach dem Angebot kannst Du dann gleich die Rechnung erstellen. In Word würde es auch gehen, dann müsstest Du mit Tabellen arbeiten.
Ist auf jeden Fall sehr viel einfacher und zeitsparender als Photoshop.
 

Little_Lilly

Lütte Hamburger Deern

Mit was arbeitest du eigentlich? PC oder Mac? Hast du auch Indesign?

Wenn du mit PC arbeitest und eine der CS Versionen hast, dann müsstest du den LiveCycle Designer dabei haben. Mit diesem kannst du PDF Formulare erstellen, die ein wenig mehr hergeben. Wie schon holsten_fold geschrieben hat, wäre bezüglich der Skripte der beste Anlaufpunkt das Acronaut Diskussions Forum. Die sind dort sehr hilfsbereit und kompetent. Habe selbst sehr gute Erfahrung mit der Hilfestellung dort gemacht.

Mit Acrobat Pro kannst du auch einiges an Formularfeldern erstellen, jedoch leider nicht so komplexe Dinge. Da eignet sich der LiveCycle Designer besser. Im Forum bei Acronaut findest du auch schon fertige Skripte, die man direkt einbauen kann. Datumsfeld, Auswahlfelder (Drop-Down) mit vordefinierten Texten und Berechnung des Preises ist im Acrobat Pro aber auf jeden Fall mit der Formularfeld-Erstellung auch möglich.

Falls du Indesign hast, könntest du auch mit der Datenzusammenführung (ist eigentlich wie die Serienbrieffunktion in Word) arbeiten. In Excel einfach die Berechnungen und Auswahlmöglichkeiten erstellen, die Excel-Datei als Tabstopp getrennte *.txt-Datei speicheren und in Indesign einlesen. Die entsprechenden Datenfelder einbauen und über die Vorschaufunktion kontrollieren, anschließend die Daten zusammenführen und ein PDF erstellen.

Die Option, direkt über Word oder Excel zu gehen, wurde ja schon angesprochen.

Viele Wege führen nach Rom, du musst nur den besten für dich wählen. Beschäftige dich ruhig mal mit den verschiedenen Möglichkeiten. Der ein oder andere Weg mag erstmal komplexer und länger erscheinen, könnte aber in Zukunft die Arbeit stark erleichtern.
 
D

dakoll

Guest

Vielen lieben Dank für alle Antworten bis hier hin. Ich werde mir alles mal zu Gemüte ziehen und gucken was ich mache. Im Grunde könnte ich nochmals mehr Informationen posten mit etwas mehr Arbeitsablauf um es noch genauer zu definieren. So wüsste man dann auch was noch alles hinzu kommt. Aufgrund der weiteren Arbeitsschritte wäre es mir im Grunde am liebsten wenn es so simple wie Möglich einfach mit Excel klappen würde. Das wäre für jeden freien Agenten später auch bzgl. der Software kein Problem und es ist bleibt simple. Ich habe ein MS Office Hilfeforum gefunden welches einen guten Eindruck macht und werde dort mein Anliegen auch ein mal posten und gucken wie weit ich damit komme.

Leider oder Gottseidanke, habe ich derzeit soviel zu tun, dass ich derzeit nicht die zeitliche Möglichkeit habe um mich in weitere Scripte etc. einzudenken/einzuarbeiten. Auch wenn ich diese kreative Arbeit deutlich bevorzugen würde.

Daher, erstmal vielen, lieben Dank an alle. Ich werde die Antworten alle nochmal genauer angucken um auszuloten was für mich wohl das einfachste/beste sein wird. Dann können ja evtl. nochmal mehr Fragen kommen....

LG Kolja
 

berniecook

Photo-Fan

Hallo,
ich habe den Eindruck (gerade Deine Anmerkungen zu Excel) dass Du Dich in Excel/word nicht besonders gut auskennst! Da wird wohl ja nur die PDF Variante übrig bleiben. Warum läßt Du dass nicht von einem Dienstleister machen wenn Du keine Zeit hast?
Hier bei PSD kannst Du ja eine Ausschreibung diesbezüglich einstellen,

Grüße
 
D

dakoll

Guest

da ich noch weitere ExcelSheets habe, würde ich auch gerne bei Excel bleiben. Vorallem ist es eben recht leicht mit anderen zusammen zu arbeiten.

Aber ich stehe leider immer noch vor dem Problem, dass ich die Grafik des Angebots als Hintergrund haben möchte. Der Hintergrund soll dabei allerdings nicht transparent sein. Vielmehr soll der Hintergrund hinter den Zellen liegen. Die Zellen sollen transparent sein. Der Inhalt der Zellen nicht transparent....weiß da jemand etwas?

LG Kolja
 

e42b

Noch nicht viel geschrieben

Hi,

ich hatte vor einiger Zeit ein ähnliches Problem.
In Excel 2007 kann man zwar Grafiken in den Hintergrund legen, letztere werden aber in der Anzeige gekachelt wiedergegeben und sie werden nicht gedruckt.
Besser geht's mit LibreOffice (Open Source-Software).
Man öffnet das Tabellenblatt in Calc, fügt mit Strg-V eine Grafik ein, formatiert sie für seine Zwecke und macht einen Rechtsklick drauf.
Im Kontextmenü wählt man Anordnung und kann dann die Grafik in mehreren Stufen (auch mehrere Grafiken oder andere Objekte) hinter die Tabelle legen.

Mit Datei -> Exportieren als PDF... kannst Du das Ganze als PDF-Datei speichern.

Wichtig: Deine Excel-Vorlagen kannst Du in LibrOffice Calc einlesen, bearbeiten und auch wieder ausgeben. Die Formate sind weitgehend kompatibel.
Die PDF-Ausgabe ist sehr fein einstellbar und man kann auch Formulardateien erzeugen.

Das Ganze ist recht einfach zu bedienen, bietet mehr Möglichkeiten als MS Office, es gibt jede Menge Hilfe im Netz und ist zudem noch gratis.

Ich würd's mir an Deiner Stelle einmal anschauen.

Viel Glück
E.
 
D

dakoll

Guest

Sooooo, ich habs nun mit Excel gemacht. Ich hab die Grafik in Photoshop einfach etwas zerstückelt, bzw. dort wo ich Zellen benötige ausgeschnitten und als PNG transparent gespeichert. So kann ich die Zellen hinter der Grafik sehen. Die Zellen habe ich farblich hinterlegt. Optisch sieht das jetzt so aus wie zuvor. Also passts. Die Zellen machen so im Grunde auch alle das was ich will.
Ich habe nun im ersten Blatt der Excelmappe die Kundendaten:
Name, Referenznummer, Annahmestation, Abgabestation, Annahmedatum, Abgabedatum, Reisetage. Im zweiten Blatt habe ich eine Liste von Vertragspartnern erstellt, die Kommissionen hinterlegt und neben jedem Partner eine Spalte gelassen für den Tagessatz VK und dern Tagesversicherungssatz VK. Durch diese zwei Blätter kann nun das dritte Blatt, die Angebotsvorlage alles selbst berechnen. ICh muss nur noch einmal zu Beginn etwas eingeben, den Rest macht Excel. Eine riesen Zeitersparniss für mich und übersichtlicher dazu.

Nun gibt es allerdings noch 3 weitere Probleme. Ich weiß, auch wenn es hier kein Excel-Hilfe Forum ist, vllt hat der ein oder andere eine Idee.


Problemstellung 1.
Ich habe die Angebotsvorlage (Blatt 3) Britz Hitop Camper erstellt. Diese verweist auf die Zellen aus Blatt 1 und 2. Ich möchte nun für jedes Fahrzeug eine solche Vorlage erstellen. So kann ich einfach eine Excelmappe für einen Kunden anlegen in der Blatt 1 und 2 gleich bleiben die folgenden Blätter einfach verschiedene Fahrzeuge bzw. verschiedene Angebotsvorlagen sind. Diese kopiere ich und füge sie in die jeweilige Excelmappe des Kunden ein. Das Problem ist nun, dass die Zellen in der Angebotsvorlage nicht auf die Zellen in Blatt 1 und Blatt 2 der Excelmappe des jeweiligen Kunden zugreifen sondern als Referenz darin steht: C:documents...... eben der Pfad zum Dokument aus dem ich kopiert habe. Ich möchte aber gerne, dass die Formatierung und die Formeln einfach übernommen werden und nicht auf das alte Dokument verweisen sondern sich ihre Referenzpunkte innerhalb der neuen Excelmappe finden.
Dies sollte klappen, denn sonst war die ganze andere Arbeit für die Katz. Hat jemand eine Idee?


Problemstellung 2:
Um das Aktuelle Datum im Angebot zu erhalten =HEUTE() . Soweit so gut.
Nun hab ich als Angebotsgültigkeit die Zelle mit dem Datum markiert+3, also bekomme ich Erstellungsdatum + 3 Tage ist Gültigkeitsdatum. Das Gültigkeitsdatum sollte allerdings nicht über einen Sonntag hinaus gehen denn die Firmen passen ihre Preise in der Nacht vom Sonntag auf Montag an.
Also, wie geht Gültigkeitsdatum= Erstellungsdatum + 3 Tage bis maximal zum nächsten Sonntag?


Problemstellung 3:
Außerdem habe ich das Problem, dass ich die Schrift der Grafik angepasst habe allerdings wenn ich das PDF erstelle, ist alles doch wieder Calibri. Wie schaffe ich es, dass die Schrift im Druck und PDF Dokument die ist, die ich auch tatsächlich verwenden möchte bzw. in der Excelmappe verwendet habe?


Ich möchte allen nochmal für die Hilfe und eure investierte Zeit danken ;)
lg Kolja
 
Zuletzt bearbeitet von einem Moderator:

lalelu44

Noch nicht viel geschrieben

Hallo, wenn du viele Angebote erstellen musst, warum dann nicht mit Access?
Dort kannst du ebenfalls mit den Berichtsseiten Grafiken einbinden und den Text darüber legen. Der Vorteil ist hierbei, dass du Kundenstammdaten innerhalb deiner Datei in Tabellen verwalten, weitergehende Analysen und Auswertungen machen kannst.
Auch ist eine Verwaltung der Produkte und Lagerhaltung/Auftragsverwaltung möglich!
 
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