Datenbank in InDesign

babsragnu · 03.07.2009

Hallo, ich bin seit 3 Wochen InDesign-Anfängerin. Ich soll eine 72seitige Broschüre erstellen in der auch ca. 600 Adressen eingebunden werden sollen. Mein Vorgänger hatte die mit der Hand immer wieder geändert und ergänzt. Ich habe aber eine access-Datenbank in der alle Daten stehen.
Ich habe es bisher nicht geschafft dass diese Adressen, als txt mit Trennzeichen tab versehen, in InDesign fortlaufend geschrieben werden.
Sie sollen-wie bei Adressaufklebern-in 4 Spalten angeordnet sein. In dem Menü "Daten zusammenführen" ist die Wahl "mehrere Datensätze" nicht wählbar. Einen einzelnen Satz macht InDesign auch richtig in die Felder. Kann mir jemand bitte Schritt für Schritt (also für Doofies) erklären was ich tun muss im Vorfeld und wie ich die Datenbank-Felder z.B. <<name>> erstellen muss (Absatzformat o.ä.)?
Vielen Dank für eine Antwort, bin schon am Verzweifeln!

janssen · 03.07.2009

AW: Datenbank in InDesign

Ich würde die Adressdaten aus Access in eine Datei exportieren und diese Textdatei mit entsprechender Stilvorlage laden.

babsragnu · 03.07.2009

AW: Datenbank in InDesign

Vielen Dank für die Antwort, aber was bitte ist eine Stilvorlage für die Textdatei? Wo und wie mache ich diese Vorlage?
babsragnu

MilaMie · 03.07.2009

AW: Datenbank in InDesign

Keine Panik das ist ganz einfach. Erstelle einen Textrahmen auf der ersten Seite deines Dokuments. (Nicht auf der Musterseite, dann geht es nicht) Stelle und Größe ergibt sich aus den Adressaufklebern. Dann gehst du auf Datenzusammenführen/Datenquelle auswählen. Klick deine txt-Datei an und diese wird dann importiert. In dem Fenster erscheint dann die erste Zeile deines txt-Dokuments. Am besten stehen da die allgemeinen Angaben wie (Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ und Ort) drin. Klicke nun in dein angelegten Textrahmen. Cursor sollte jetzt im Textrahmen blinken. Dann klickst du auf die erste Angabe im Datenzusammführung-Fenster (Anrede) und schon ist dieses platziert. Dann gibst du ein Return ein und klickst auf die zweite Angabe im Fenster etc. bis alle vollständig im Textrahmen stehen. Danach solltest du die Schrift und die Schriftgröße nach belieben anpassen.

Ist das erledigt kannst du die Daten unter dem Datenzusammführung-Fenster/Zusammengeführtes Dokument erstellen zusammenfügen. Jetzt ist auch das Panel Datensätze pro Dokumentseite nicht mehr grau, sondern auswählbar. Wähle Mehrere Datensätze aus und schwupps kannst du dir dein Werk unter der Vorschau angucken. Sollte jetzt etwas noch nicht ok sein, kannst du unter dem Panel Option einstellen wieviele Datensätze auf einer Seite stehen sollen. In deinem Fall sind es dann ja wohl 4.

So das war's ich hoffe es klappt

babsragnu · 04.07.2009

AW: Datenbank in InDesign

Hallo Mielami,

leider hat es nicht geklappt. Ich habe die Textdatei aus access exportiert, dabei verlangt InDesign entweder Tabs oder Kommas. Kommas habe ich im Text also gehen nur tabs, ansonsten gibts es eine Fehlermeldung: (kann (Hütchen1 URI nicht finden)
In Indesign kann ich mit <Datenquelle auswählen> zwar die Textdatei anklicken, es tut sich allerdings nichts. Ich habe einen Textrahmen aufgezogen aber wie bekomme ich die Daten (die ich nirgendwo sehe) dahinein ??
wenn ich ein xml exportiere sehe ich zwar alle Daten links am Rand aber ich muss sie alle einzeln in die vorformatierten Rahmen ziehen. Falls ich einen update machen muss sind aber dann alle Formatierungen wieder futsch.
Was gegangen ist, die Daten der Textdatei im Textrahmen zu "platzieren", aber da stehen sie ja kreuz und quer nebeneinander und ich muss auch alle Felder einzeln bearbeiten.
Barbara (babsragnu)

Dennis · 04.07.2009

AW: Datenbank in InDesign

F1 - Datenzusammenführung

MilaMie · 06.07.2009

AW: Datenbank in InDesign

Hi Babara

ich weiß nicht so ganz wo es bei deiner Datei hackt vielleicht noch mal diese Hilfestellung:

Also da du Kommas in deinen Adressen verwendest musst du natürlich die Daten als Text mit Tab exportieren aus Access WICHTIG Endung .txt. Überprüfe diese Datei doch mal in z.B. Word. Die erste Zeile in deiner txt.datei sollte dann zum Beispiel so aus sehen: Anrede<tab>Vorname<tab>Name<tab>Strasse<tab>PLZ<tab>Ort etc.

Dann erst folgen deine Adressen. Ich kenne leider das Access nicht, so dass ich dir da auch nicht weiterhelfen kann.

Wenn du im Indesign dann das Fenster Datenzusammenführung geöffnet hast, mußt du deine Datenquelle auswählen (Indesign kann nur txt.Dateien verarbeiten) und mit ok bestätigen (diese darf natürlich nicht grau sein, ist sie das, kann Indesign diese Daten nicht verarbeiten).

Danach sind die Adresse im Prinzip schon im Indesign, passiert also völlig unspektakulär. Im Datenzusammenführungsfenster sollte jetzt folgendes stehen

Beispiel:
T Anrede
T Vorname
T Nachname
T Strasse
T PLZ
T Ort

Erst jetzt klickst du in den Textrahmen und achte darauf das du auf dem Textwerkzeug bist und der Cursor im Textrahmen blinkt. Gehe mit der Maus auf

T Anrede

und dieses steht dann sofort in deinem Textrahmen. Alles weitere habe ich dir schon erklärt.

Ich hoffe es hilft

pixxxelschubser · 07.07.2009

AW: Datenbank in InDesign

oder auch hier:
(kostet keine Punkte)
http://www.psd-tutorials.de/modules/Forum/554271-post4.html

kgeisberger · 07.07.2009

AW: Datenbank in InDesign

Hi!

Bei mir war schon mal das Problem das er die txt. Datei nicht wollte. Es gibt da ja mehrere Verschiedene. mit Tab oder mit Leerzeichen usw. Falls es bis jetzt noch nicht funktioniert hat dann probier einfach mal eine andere Datei auszuwählen.

lg

babsragnu · 07.07.2009

AW: Datenbank in InDesign

Danke für Deine Info. Genau das mache ich alls. Ich arbeite schon seit 20 Jahren mit Datenbanken und schereibe auch Anwendungen in access. Ich muss ständig irgendwelche Daten exportieren-mit unterschiedlichen Trennern, Serienbriefe machen und Adressaufkleber.
Langsam vermute ich dass es an meinem Rechner liegt, ich sehe nämlich meine txt-Felder nicht im Zusammenführen-Menü. Ich werde Indesign auf einem anderen Rechner installieren und das Ganze nochmal versuchen. Gestern habe ich die Daten als xml exportiert, dort muss ich aber die einzelnen Felder der Datensätze händisch in die Text-Felder ziehen, das hilft mir nicht, bei 600 Adressen ist das zu mühsam. Eine automatische Möglichkeit habe ich nicht gefunden.
Ich werde es auf dem Vista-Rechner versuchen und melde mit ggf.
Ich danke allen die sich mit meinem Problem beschäftigt haben und hoffe dass ich vielleicht auch mal Hilfe leisten kann.
Viele Grüße Barbara (basragnu)