Dokumentenscanlösung / Scanner / Software?

Eskayp · 10.03.2010

Hey ho,

mal eine ganz andere Problematik, bei der ich nach stundenlanger Internetrecherche leider noch nicht viel weiter gekommen bin.

Ich suche einen günstigen(!), schnellen und einfachen Dokumentenscanner, mit dem große Mengen A4-Scans erstellt, benannt und auf einem Server abgelegt werden können.

Hintergrund:
Wir erwarten demnächst größere Mengen Papierzusendungen in Briefform (A4) (Größenordnung 10.000 Stück), die in kürzester Zeit eingescannt und in eine Datenbank eingespielt werden sollen. Die Briefe bestehen dabei i.d.R. aus 1 bis 3 Seiten und enthalten ein eindeutiges Merkmal, im folgenden CODE genannt.

Über diesen CODE soll später die Zuordnung zur Datenbank hergestellt werden. Um das zu realisieren haben wir uns überlegt, dass beim Scannen am besten der CODE als Dateiname verwendet werden soll, also z.B. "xyabc035.pdf". Dieser muss nicht automatisch erfasst werden, sondern kann gerne vom Bediener eingegeben werden.

Problematik:
Genau diese Benennung scheint mir aber das Problem zu sein. Wie kann ich einem Dokumentenscanner sagen: Scan diese 3 Seiten in eine(!) PDF-Datei mit dem Namen xyabc035.pdf" und diese 2 Seiten in eine neue PDF-Datei mit dem Namen "xyuvw012.pdf". Natürlich könnte man jede PDF-Datei automatisch benennen lassen (file1.pdf, file2.pdf, ...) und diese dann hinterher auf dem Laufwerk umbenennen. Das ist aber eine potentielle Fehlerquelle, umständlich und damit zeitaufwendig. Auch sollte man auf keinen Fall aus 3 Einzel-PDFs hinterher eine machen müssen.

Preis:
Natürlich gibt es auch Netzwerk-Dokumentenscanner, bei denen man am Gerät wahrscheinlich einen Dateinamen vergeben kann. Allerdings sind mit die Kosten (> 4.000,- ?) für eine einmalige Aktion dieser Größe zu hoch.

Jetzt die Frage:
Hat irgendwer eine Idee dazu? Kennt Ihr einen Scanner (mit Einzug), bei dem man den Dateinamen am Gerät eingeben kann?

Als Betriebssystem stehen Win XP, Win Vista, Win 7 und Mac OS X zur Verfügung.

Thx in advance
eskayp

P.S. Wir haben hier übrigens ein "bizhub" stehen, der das prinzipiell kann. Allerdings hat der keinen Dokumenteneinzug (wäre allerdings nachrüstbar) und wird für andere Zwecke benötigt, steht also nicht zur Verfügung. Will damit nur sagen: ich weiß, dass es geht. Nur geht's auch günstig und einfach?

GeBe · 10.03.2010

AW: Dokumentenscanlösung / Scanner / Software?

Eskayp schrieb:
Ich suche einen günstigen(!), schnellen und einfachen Dokumentenscanner, mit dem große Mengen A4-Scans erstellt, benannt und auf einem Server abgelegt werden können.

Hintergrund:
Wir erwarten demnächst größere Mengen Papierzusendungen in Briefform (A4) (Größenordnung 10.000 Stück), die in kürzester Zeit eingescannt und in eine Datenbank eingespielt werden sollen. Die Briefe bestehen dabei i.d.R. aus 1 bis 3 Seiten und enthalten ein eindeutiges Merkmal, im folgenden CODE genannt.

Über diesen CODE soll später die Zuordnung zur Datenbank hergestellt werden. Um das zu realisieren haben wir uns überlegt, dass beim Scannen am besten der CODE als Dateiname verwendet werden soll, also z.B. "xyabc035.pdf". Dieser muss nicht automatisch erfasst werden, sondern kann gerne vom Bediener eingegeben werden.

Hallo,

ich habe Dir keine fertige Lösuung, aber ein paar Gedanken dazu:

1. Bei einer einmaligen Geschichte ist vermutlich ein Dienstleister
günstiger, als das selbst zu machen

2. Entscheidend ist hier wahrscheinlich die Software, da würde ich
mal nach DMS und Barcode g00geln.

3. in Sachen Dokumentenscanner schau mal bei Avision, die haben
in verschiedenen Preisklassen etwas.

4. Dass der Benutzer den Barcode als Dateiname von Hand eingibt,
davon würde ich Abstand nehmen, das gibt Erfassungsfehler ohne ende.

5. Ein Bastellösung fällt mir gerade ein: Ein Stappel in eine PDF scannen,
dann per Copy&Paste den Barcode kopien und über "Seiten entnehmen"
speichern ... aber ich mache das nicht :hmpf:.

finnweis · 11.03.2010

AW: Dokumentenscanlösung / Scanner / Software?

Ein günstiger Dokumentenscanner ist der MX700 von Canon (gibt es ab etwa 160 Euro) - ich bin mit dem recht zufrieden.

Barcode erkennen, auch im Batchmodus kann Omnipage Pro 17 (gibt es ab 100 Euro) - theoretisch zumindest, ich bin mit Omnipage schon mal sehr auf die Nase geflogen, weil versprochene Keyfeatures nicht verfügbar waren (Support nach mehreren Wochen: "vielen Dank dass sie den Fehler im Programm gefunden haben, wann wir das Problem beheben können ist ungewiss"). Aber ein solches Programm mit so einem Feature sollte es können: Barcode als "Trenner" und dann Batchmäßig die Dateien Speichern.

Ansonsten einen professionellen Dokumentenscanner mieten (ist vermutlich schneller und macht auch bei Mega-Mengen nicht die Hufe hoch) und einfach eine entsprechende Software testen und dann kaufen.

Eskayp · 11.03.2010

AW: Dokumentenscanlösung / Scanner / Software?

Hallo,

vielen Dank für die guten Anregungen.

Leider handelt es sich nicht um einen Barcode, sondern tatsächlich einen Code aus Ziffern und Buchstaben. Der kann handschriftlich oder maschinell in die Briefe eingetragen worden sein und zwar an beliebiger Stelle (unter Umständen befindet sich der CODE sogar auf einem separaten Blatt), so dass man um eine manuelle Erfassung des CODEs nicht drumherum kommen wird. Die manuelle Eingabe des CODEs ist übrigens auch nicht so das Problem, da dieser gegen Tippfehler geschützt ist.

Den ganzen Aufwand betreiben wir übrigens, um die Dokumente nicht außer Haus geben zu müssen. Damit haben wir schlechte Erfahrungen gemacht.

Bei dem MX700 bin ich mir nicht sicher, ob das Gerät mit der Leistung eines Dokumentenscanners mitkommt. Hast Du Erfahrung im Scannen größerer Mengen?

Auf die Idee zu mieten bin ich ja noch gar nicht gekommen... hab gerade mal geguckt, aber noch nichts wirklich attraktives gefunden. Mal schauen...

finnweis · 11.03.2010

AW: Dokumentenscanlösung / Scanner / Software?

habe damit schon an einem Tag 1000 Seiten gescannt. Nervt aber in sofern, dass der Einzug nur etwa 30 Seiten nimmt. Wie er das macht hängt vermutlich auch vom Papier (glatt oder nicht so) und vom Zustand (zerknittert oder nicht so). Ein paar wenige Male hatte ich es, dass er 2 Blätter auf einmal eingezogen hat (leicht versetzt) und dann natürlich den Fehler hatte, dass es kein A4 Format mehr für ihn hatte. Kam aber nicht oft vor. Bei 10.000 Blatt musst Du wissen, ob es Dir mehrere Tage Arbeit wert ist... Ich meine für den Preis kriegst Du vermutlich auch bloß woanders was gemietet, wenn Du Glück hast hält er tatsächlich die 10000 Stück durch und Du hast noch nen günstigen Drucker (Patronen für 1-2 Euro die echt lange halten, trotz viel druckens). Es ist eben schon eines der größeren MuFu Geräte von Canon, eben für den kleinen Firmeneinsatz...

Sonst einfach radikal durchnummerieren und mit Bridge o.ä. umbenennen? Es gibt ein geniales Tool: http://download.chip.eu/de/Easy-Macro-Recorder_551962.html das Dir viel abnimmt, wenn Du weißt was Du willst: z.B. Umschalt-3xPfeiltaste zum markieren von drei Aufeinander folgenden Blättern, als PDF speichern, Text des Codes markieren und kopieren, umbenennen, Text in umbenennen reinkopieren, nächste 3 markieren.... Das zeichnest Du einmal auf, und lässt es dann in mehrfach Echtzeit 2 Tage lang Deine 10.000 Dokumente umbenennen

Du kannst damit Maus- und Tastatureingaben und -Bewegungen aufzeichnen und somit Programmübergreifende Batches erstellen.

Ansonsten Studenten bei Euch im Haus ein paar Tage beschäftigen :-D

finnweis · 12.03.2010

AW: Dokumentenscanlösung / Scanner / Software?

Neuer Post und kein Edit, damit es per Mail zugestellt wird: hilft Dir das: ? Vielleicht hat es auch Batch Feature zum automatischen Auslesen, wenn der CODE immer an derselben Stelle ist.

krizpin · 15.03.2010

AW: Dokumentenscanlösung / Scanner / Software?

Ich habe selbst ein kleines Büro zu Hause und stand vor einem ähnlichen Problem. Ich war kurz davor, mir einen Fujitsu ScanSnap zu kaufen. Das ist auch ein Dokumentenscanner, wo hinten ein PDF rausfällt.
Fujitsu ScanSnap : FUJITSU EMEA

Schau dir den mal an, der sollte für rund 500 Euro zu haben sein. Da gibts auch verschiedene Modelle.

Ich war kurz davor, dann ist mir mein Fax und mein Laserdrucker über wie Wupper gehüpft und ich habe mir stattdessen eine All-in-One-Lösung von Kyocera geholt. Die hatte dann einfach höhere Priorität, aber interessant finde ich das Teil halt schon, weil sauschnell.

Morik · 15.07.2010

AW: Dokumentenscanlösung / Scanner / Software?

Ich hatte vor einiger Zeit eine ähnliche Anfrage eines Kunden, hier ging es um ca. 50 volle A4-Ordner mit durchschnittlich 350 Blatt, macht ca. 17500 Blatt.
Selber machen - nein danke, dafür gibt es Experten!
Scanpower.de fiel hier in die engere Auswahl. Die gehen mit hochmoderner Technik ran, als Ergebnis gibt es pro Ordner eine durchsuchbare (!!!) PDF-Datei. Gedauert hat es nur einen Arbeitstag. Genial!
Dokumentenscanner in dieser Klasse kann man nicht bezahlen, kleine Geräte - wie den Fujitsu ScanSnap - gibt es preiswert in der ebucht. Nur mit 20 Blatt / Minute + OCR dauert es unendlich lange......