Indesign CS6 Dateigröße, Inhaltsverzeichnis und Spaltenhintergrund Tabellen

[Buffoline]

Guten Morgen an alle Helferlein,

ich melde mich zum ersten Mal hier im Forum zu Wort, auch wenn ich schon lange hier angemeldet bin und mir vor ewig langer Zeit den Großteil der Tutorials gekauft habe. Leider habe ich bei weitem nicht so viel Zeit, alles zu lernen, wie ich gerne möchte und hoffe hier erbarmt sich jemand einer armen kleinen Autodidaktin bei ihren Zipperlein zu helfen
Ich arbeite in einer Übersetzungsagentur und bin dazu berufen worden, die DTP-Arbeit zu erledigen...
Ich arbeite übrigens mit InDesign CS6 und Mac OS X Version 10.6.8.
Nun habe ich folgende Probleme (ich hoffe es ist nicht unverschämt, mehrere Fragen auf einmal zu stellen?? Auch Teilantworten helfen mir )
Ich muss eine Bilanz setzen von ca. 400 Seiten. Layout etc. ist alles vorgegeben. Ich habe auch für technische Fragen wie Farben etc. einen Grafiker als Ansprechpartner, aber der ist reiner Grafiker und hat von Tabellen, Inhaltsverzeichnissen etc. keine Ahnung (ich sage nur: Tabellen mit Tabs und manuell eingefügten Linien...). Er arbeitet auch hauptsächlich mit Quark (brrr...)
Meine Probleme:
1) Am Ende muss ich eine PDF-Datei fürs Web erstellen, die nicht größer als 5 MB sein darf. Wir haben das letztes Jahr schon gemacht und ich habe alle möglichen Sachen machen müssen, um die Größe zu erreichen, auch mit einer Auflösung von 30px kam ich nicht hin.
Ich habe ziemlich viele s/w-Fotos (ca. 40) integriert. Außerdem habe ich einen Haufen Formate (Absatz, Zeichen, Inhaltsverzeichnis). Welche Faktoren "blähen" eine InDesign-Datei auf? Wird die Dateigröße größer, wenn ich Absatzformate hinzufüge? Macht es also einen Unterschied, ob ich 10 Formate oder 50 habe? Habe auch schon "Bereinigung" durch idml-Export probiert, hat aber alles nix genützt.
2) Inhaltsverzeichnis: ich muss mehrere Inhaltsverzeichnisse mit unterschiedlichen Strukturen machen (Teil-Inhalte für jeden Teil der Bilanz), dafür bräuchte ich viele Formate, damit das automatisch geht. Jetzt habe ich gelesen, dass man das auch mit Querverweisen machen kann. Ist das die bessere Lösung?
3) Natürlich gibt es in einer Bilanz auch Millionen Tabellen (na ja, mehr oder weniger). Jetzt hat sich der Kunde (bzw. der Grafiker) überlegt, dass er gerne einen weißen Hintergrund mit Schatten in einer Spalte der Tabelle (mit den aktuellen Zahlen) hätte. Letztes Jahr wollte er nur einen weißen HIntergrund, was natürlich kein Problem war. Hierzu zwei Fragen:
a) kann man einer Spalte einen Hintergrund mit Schatten zuweisen? Habe nichts dazu gefunden.
b) meine Kollegin hat das gelöst, indem sie ein Rechteck hinter die Tabelle gelegt hat mit den entsprechenden Eigenschaften. Aber da der Kunde viele Änderungen vornimmt, würde sich die Tabelle (in den Text integriert) bei jeder Textänderung verschieben, das Rechteck aber nicht mit, was bei einer Tabelle kein Problem wäre, aber bei 400 Seiten schon...
Irgendwelche Vorschläge wie das am besten zu machen ist? Geht das irgendwie mit Verankerung? (vorausgeschickt, dass ich keine Ahnung habe, wie das mit der Verankerung funktioniert.)
Bevor ich jetzt Tage damit verliere, alles auszuprobieren, vielleicht hat jemand eine Idee. Ich habe nur knapp 1 Woche Zeit für die erste Version

Wenn sich irgendeiner erbarmen könnte, mir auch nur auf eine der Fragen zu antworten, wäre ich unendlich dankbar. Vorausgeschickt schon mal ein Dankeschön an alle, die ihre wertvolle Zeit für einen Antwort opfern.

 

[Ellersiek]

Hi Buffoline und herzlich willkommen unter den schreibenden Mitgliedern.

1) Selbst wenn die Strukturen von InDesign mit in die Indesigndatei wandern, so glaube ich nicht, dass sie einen relevanten Anteil an der Dateigröße haben. Müsstest Du mal ausprobieren: a) Test mit unformatiertem Text, b) identischer Text, nun aber in einer Datei mit Formaten und dem Text diese Formate zuweisen.
2) Gerade da liegt eine der Stärken der Indesin-Inhaltsverzeichnisstruktur und deren Möglichkeiten. Aber ein paar Formate wirst Du formatieren müssen (einmalig, anschließend immer das richtige Inhaltsverzeichnis). Mit Querverweisen wäre mir der Aufwand und die Fehleranfälligkeit viel zu hoch.
3a) Reicht Dir das hier?


Knapp eine Woche ist doch reichlich. Und wenn Du die Nacht dazu nimmst und die Pausen durcharbeitest, dann bleiben Dir 25 Stunden pro Tag

Gruß
Ralf

 

[Buffoline]

Hallo Ralf,

erstmal vielen Dank für die schnelle Antwort. Das mit den Formate und ohne probiere ich nachher mal aus, mal schauen ob es klappt.
Wegen des Inhaltsverzeichnisses hatte ich das andersrum gelesen, dass es mit Querverweisen eigentlich sehr viel weniger fehleranfällig ist. Aber wenn es dazu keine eindeutige Meinung gibt muss ich vielleicht mal beides ausprobieren, die Verzeichnisse sind wirklich sehr gemischt und die einzelnen Formate müssen jeweils auf unterschiedliche Ebenen. Ich habe ungefähr 6 Kapitel, d.h. ich müsste für jedes Kapitel wieder Titel 1, 2, 3 etc. neu erstellen, damit in einem Inhaltsverzeichnis nicht die Überschriften der anderen Kapitel erscheinen (es sei denn da habe ich einen Denkfehler).
Ich dachte nur, dass es mit Querverweisen vielleicht doch einfacher ist.
Was die Tabellen angeht, scheint mir das auf deinem BIldchen eher ein normaler Hintergrund. Ich versuche mal ein Bild hier hochzuladen (hab das noch nie gemacht, also bitte Geduld ).
Das sollte im Endeffekt so aussehen. (Schatten außen, Mattheit 50%, Winkel 180°, Größe 1 mm und zwar nur in einer Spalte, nicht für die ganze Tabelle (sorry wenn die Bezeichnungen nicht stimmen, ich arbeite mit der italienischen Version).



Das mit der Nacht und den Pausen + Wochenende war letztes Jahr so Deshalb dachte ich, ich versuch mal, dieses Jahr zwischendurch auch mal ein bisschen zu schlafen und die bestmöglichen Wege zu finden

 

[Ellersiek]

Also ungefähr so:




Der Rahmen ist ein verankertes Objekt. Bei dem Objekt habe ich die Füllmethode auf Multipliziert gestellt (Effekte->Transparenz->Modus), den Schlagschatten aktiviert und die Option "Nicht aus oberen/unteren Spaltengrenzen herausbwegen" deaktiviert.

Somit läuft der Rahmen immer mit der Tabelle mit.

Gruß
Ralf

 

[Buffoline]

Hallo Ralf,

nein, nicht ungefähr so, sondern genau so!! (bis auf die Schattenoptionen, aber das kriege ich gerade noch selbst hin)


Tausend Dank, das wird mir sehr viel Zeit und vor allem sehr viel Nerven sparen und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt um 100% !!! Da war mein Grundgedanke mit dem verankern ja richtig, ich habe es nur nicht mit der Tabelle hinbekommen. Manchmal ist das mit den Programmen in anderen Sprachen etwas vertrackt, weil man die Befehle nicht so intuitiv versteht wie das in der Muttersprache der Fall ist (aber dass das Schlagschatten heißt, daran hätte ich mich auch erinnern können ;-))

Mein größtes Problem ist damit also gelöst, vielen Dank noch mal für die investierte Zeit!
Jetzt muss ich nur noch das mit den Formaten sehen, um das mit der Dateigröße in den Griff zu bekommen.

Viele Grüße
Ulrike

 

[rodemund]

Jetzt muss ich nur noch das mit den Formaten sehen, um das mit der Dateigröße in den Griff zu bekommen.

Die Vorgabe ist ja 5 MB PDF-Datei. Die Größe der ID-Datei spielt ja keine direkte Rolle, oder?
Die ID-Datei wächst durch wiederholtes einfaches Speichern und schrumpft wieder auf das nötige Maß durch „Speichern unter ...“ (jedenfalls ist das bei CS5.5 noch so) – aber das weißt du sicherlich.
Die Anzahl und Art der Formate spielt meiner Erfahrung nach für die Dateigröße keine entscheidende Rolle, und für die erzeugte PDF-Datei schon lange nicht.
Bei Inhaltsverzeichnissen käme ich gar nicht auf die Idee, die anders zu machen als über Formate.
Was in der PDF viel Speicherplatz schluckt, sind die Seitenvoransichten. Die sind natürlich wichtig und sinnvoll, aber wenn die Dateigröße wichtiger ist ...
Ich habe auch keine Idee, warum 400 Seiten Bilanz nur 5 MB umfassen dürfen. Wer, denken deine Auftraggeber, lädt die Bilanz denn runter? Das finde ich – sagen wir mal, nicht so gut überlegt, aber das ist nicht meine Baustelle. Wer 400 Seiten Bilanz lesen will, darf ruhig annehmen, dass die Datei größer ist als drei JPG-Fotos aus einer digitalen SLR.
Dann hilft am Ende wohl nur ’runterrechnen bis zur Unkenntlichkeit.

 

[Buffoline]

Hallo rodemund,

danke auch Dir für die Antwort.
Also ich war fest davon ausgegangen, dass die Größe der Indesign-Datei auch die PDF-Größe beeinflusst, aber da habe ich mich dann wohl getäuscht.
Das mit den Seitenvoransichten war ein guter Tipp, ändert aber leider nicht so viel. Hab es jetzt bei einer PDF-Dateigröße von 10 MB probiert und habe mit 10,2 MB und ohne 9,9 MB. Könnte am Ende eventuell doch etwas helfen, da ich letztes Jahr ohne Scherz um jedes Kilobyte kämpfen musste, aber so ganz löst das das Problem dann auch nicht. Aber wenn ich weiß, dass die Anzahl der Formate nichts an der Größe ändert, ist das schon mal eine gute Info
Eine Version darf nur 5 MB groß sein, weil der Kunde die an die italienische Börsenaufsichtsbehörde per Mail schicken muss und die akzeptieren keine größeren Dateien (und wer denkt, die Italiener wären lockerer als die Deutschen, der irrt...).
Die Version fürs Internet darf ganze 7 MB haben

 

[rodemund]

Bei der Umwandlung in PDF wäre es sinnvoll, das das Web-PDF keinen Ballast mit sich herumschleppt, den es nicht braucht, wie evtl. einen CMYK-Farbraum (der immer einen Farbkanal mehr braucht als RGB). Sprich: Das PDF, dass man für den Druck erzeugt, sollte nicht im Netz verwendet werden. Schriften bräuchtest du nicht mit einzubinden, sondern könntest du vom Rechner dazuzuladen lassen (deshalb lieber keine Exoten im Entwurf verwenden). Aber da bist du wahrscheinlich auf das vorliegende Layout festgenagelt und hast vermutlich wenig Freiheiten. Da wäre es natürlich gut, wenn die/der GestalterIn des Layouts die Gemengelage kennt.
Alle wiederkehrenden Elemente, die für das PDF in Pixel umgerechnet werden müssen und sich schlecht komprimieren lassen (Fotos, Logos aus Pixeldateien, Verläufe und so’n Kram), sind natürlich Gift für die PDF-Dateigröße. Auch da wäre eine Absprache mit der/dem GestalterIn nicht schlecht.
Unter uns gesagt, finde ich auch 7 MB für so ein Dokument angesichts der Umstände relativ albern. Man muss ja erstmal einen Geschäftsverlauf haben, der 400 Seiten Bilanz füllt. Und dann klemmt es an einer Handvoll MB Downloadgröße? Wie gesagt, nicht meine Baustelle. Aber mich ärgert’s, wenn ich sowas höre, weil ich selbst oft unter solchen Umständen gearbeitet habe.

 

[Buffoline]

Der Kunde ist sehr speziell und anstrengend, da kann man nur entweder das machen, was er will oder man lässt es ganz bleiben.
Also das mit dem RGB war natürlich der richtige Tipp, ich weiß nicht mehr, ob ich das letztes Jahr gemacht hatte, aber ich glaube nicht und hätte mich auch nicht mehr dran erinnert. Jedenfalls hab ich jetzt bei der gleichen Datei schon 2 MB eingespart und bin bei 7,7 MB und die Bilder sind auch noch ziemlich gut in der Qualität!
Logo und sonstiges grafisches ist in .eps.
Also vielen Dank noch mal an beide, ich bin schon einen großen Schritt weitergekommen, jetzt heißt es noch ein bisschen rumfummeln

 

[rodemund]

Der Kunde ist sehr speziell und anstrengend, da kann man nur entweder das machen, was er will oder man lässt es ganz bleiben.

Hoffentlich stimmt dann wenigstens das Schmerzensgeld Honorar ...

Also das mit dem RGB war natürlich der richtige Tipp

Sehr schön!

jetzt heißt es noch ein bisschen rumfummeln

Das bleibt nicht aus. Viel Erfolg dabei.