Briefpapiervorlage im Word komplizierter und mit Hindernisse

[mastertutorial]

AW: Briefpapiervorlage im Word komplizierter und mit Hindernisse

@medienfux
Gerade bei vorgedruckten Bögen muss ja die Wordvorlage angepasst sein, damit an den richtigen Stellen gedruckt wird und nicht irgendwas wichtiges überschrieben wird. Im einfachsten Fall hat der gedruckte Bogen unten einen großen Fußbereich, dann mus in Word der untere Seitenrand angepasst werden. Vlt. ist für das Empfängerfeld die obere kleine Absenderzeile schon vorgedruckt, dann sollte die Empfängeradresse ja auch ordentlich bündig darunter geschrieben werden. Der Briefeschreiber braucht halt Anhaltspunkte, wo er was zu schreiben hat. Hängt natürlich davon ab, wie kompliziert/einfach die Vorlage aufgebaut ist.


Wir haben so was vor Jahren mal machen müssen mit einer "eher ungünstigen" Vorlage. Da gab es im rechten Briefbereich noch einen Infobereich. Da musste der Breifschreiber seinen Namen, sein Zeichen, Tel.-Nr, E-Mail-Adresse einfügen. Die Überschriften dafür waren im Briefbogen schon vorgedruckt, schön untereinander mit Abständen. Genau in diese Abstände mussten dann die Angaben des Schreibers rein. Versuch das mal zu treffen ohne Anhaltspunkte - Geht nicht.
Schriftart für diesen Bereich war auch vorgegeben und natürlich eine andere als für den eigentlichen Brieftext.

Wir haben dann die Vorlage in zwei Abschnitte (mit Abschnittswechsel) geteilt, der erste Abschnitt enhielt Formularfelder fürs Adressfeld und den Infobereich, milimetergenau positioniert und vorformatiert. Dieser Abschnitt wurde dann so geschützt, dass die Mitarbeiter nur diese Formularfelder ausfüllen konnten, nichts verschieben, nichts formatieren. Die Formularfelder hatten wir dann noch mit Platzhaltertext vorausgefüllt, damit auch der doofste Mitarbeiter wusste, was wo hin muss.
Der zweite Abschnitt enthielt dann den eigentlichen Briefkörper und war ungeschützt.
Das hat ganz gut funktioniert und war relativ i-diotensicher.
Dazu müsstest du dich allerdings ein bißchen mit Abschnittswechseln, Formularfeldern und Dokumentenschutz beschäftigen.

Du musst immer mit der "Ungeschicktheit" der Mitarbeiter rechnen. Du kannst den Leuten hundertmal sagen: "Pass auf, dass du dieses Feld nicht verschiebst" oder "Schreib dies genau an die Stelle", einer macht es immer falsch und Schuld bist immer du. Und wenn die Kollegen vor dem Drucken erst eine Grafik entfernen müssen, ob manuell oder per Makro, werden die Leute das wahrscheinlich in 30% der Fälle vergessen.

Vielen dank für deine Erläuterung. Das hab ich mir schon gedacht, dass das mit dem makro oder manuell nicht die perfekte lösung ist. In welcher Wordversion hast du das damals gemacht. Denn im Word 2007 finde ich die aktion nicht - wo man bestimmte Bereiche schützen kann.

Gruß

 

[mastertutorial]

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ich verstehe das problem immer noch nicht. der kunde hat bereits vorgedruckte bögen- soll er sie doch ersteinmal aufbrauchen. wenn diese weg sind- kann die wordvorlage eingesetzt werden. das ganze erscheint mir hier gerade sehr umständlich- und im grunde sinnfrei was die situation anbelangt.

dann hast du mein Problem einfach nicht verstanden. Wie schnullerbacke schon gesgat hat gerade dann braucht man ja dann eine Wordvorlage. Sonst hast du einfach 2000 vorgedruckte Briefpapiere auf denen sich jedoch jegentlich das Logo, Absenderfeld und Hintergrunddesign befindet.
Der Kunde braucht ja in diesem Fall eine Vorlage damit er das vorgedruckte Briefpapier beschreiben kann.

 

[schnullerbacke]

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Vielen dank für deine Erläuterung. Das hab ich mir schon gedacht, dass das mit dem makro oder manuell nicht die perfekte lösung ist. In welcher Wordversion hast du das damals gemacht. Denn im Word 2007 finde ich die aktion nicht - wo man bestimmte Bereiche schützen kann.

Gruß

Das ist ewig her, ich glaub Word 2003.
Im Moment hab ich 2010, da finde ich mich aber auch nicht mehr zurecht. Ich guck mal, ob ich das da finde. Würde mich aber wundern, wenn es das nicht mehr gäbe.

Bei den Mitarbeitern sprech ich wirklich aus Erfahrung, ich hab ganz ganz früher auch Word-Schulungen in Unternehmen gemacht. Es gibt Leute, wenn es was falsch zu machen gibt, dann machen die das auch. Je größer das Unternehmen, desto größer die Wahrscheinlichkeit, das solche Spezies dabei sind.
Und wenn ich z.B. wirklich teures, hochwertiges Briefpapier habe und die versemmeln jeden zweiten Brief, dann kann das schon ärgerlich sein.

 

[norre]

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Hallo, gebe jetzt auch mal meinen Senf dazu obwohl es nicht ganz passt, da ich schon länger von World auf Open Office umgestiegen bin.
Aber hier habe ich die Möglichkeit im Seitenformat einen Hintergrund( Farbig oder Bild) einzusetzen und im Druckmenü kann ich auswählen ob der Hintergrund gedruckt wird oder nicht.

 

[schnullerbacke]

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Hallo, gebe jetzt auch mal meinen Senf dazu obwohl es nicht ganz passt, da ich schon länger von World auf Open Office umgestiegen bin.
Aber hier habe ich die Möglichkeit im Seitenformat einen Hintergrund( Farbig oder Bild) einzusetzen und im Druckmenü kann ich auswählen ob der Hintergrund gedruckt wird oder nicht.

Wüsste ich nicht, dass es das auch in Word gibt. Soll aber nichts heißen.

Schutz von bestimmten Bereichen geht in Word nur(?) über Abschnitte. Wie gesagt, ich bin in Word lange raus und mit der 2010er habe ich echt meine Probleme, ich find nichts mehr. Folgende Vorgehensweise also mit Vorsicht zu genießen (Es gibt da vlt. inzwischen bessere Wege).

Schutz und Formularfelder sind bei den Entwicklertools, die sind, in 2010 zumindest, erst mal ausgeblendet. Muss man sich über die "Optionen" erst mal einblenden.
Will man die Formularfelder frei platzieren, braucht man Positionsrahmen. Da kommen die Formularfelder rein, den Pos.-Rahmen kann man dann frei schwebend platzieren. Die Befehle für Posionsrahmen sind auch nicht da, muss man sich erst mal selber ins Menüband reinbasteln.
Im Prinzip macht man sich zuerst das oder die Formularfeld(er), geht dann mit dem Cursor an die Stelle wo "frei" geschrieben werden kann. Das könnte z.B. die Position der Betreffzeile sein.
Dann über "Seitenlayout" einen fortlaufenden Abschnittswechsel einfügen.
Damit müssten alle Formularfelder im ersten Abschnitt liegen und der Briefkörper im zweiten.
Bei den Entwicklertools gibt es dann den Schutz. Der zweite Punkt: "Bearbeitungseinschränkung" dann "Ausfüllen von Formularen" wählen. Dann "Abschnitte auswählen" -> Häkchen bei "Abschnitt 1" rein, bei "Abschnitt 2" raus.
Dann den Schutz anwenden.
Das war jetzt sehr vereinfacht dargestellt und das Procedere liefert leider auch ein paar Fallstricke, da ist Word nicht wirklich intuitiv.

 

[pixxxelschubser]

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… Geht diese Funktion auch bei Word 2007? Finde sie hier nicht …

Ja, funktioniert auch in Word 2007.

… Und soviel ich weiß, wenn dieser Text ausgeblendet ist dann sieht man in auch nicht mehr - also bringt sich das nicht viel oder? …

Hast du es einmal ausprobiert? Nein?
Und es gibt in den Optionen auch Einstellungen, die ausgeblendeten Text anzeigen.

… Und kann man eine Grafik oder ein Bild auch ausblenden? …

Natürlich, sonst hätte ich diese Möglichkeit gar nicht erst erwähnt.

Lies doch meinen vorherigen Beitrag einfach noch einmal mit der nötigen Sorgfalt durch.


_ _ _

Hier noch kurz 2 Screenshots der Machbarkeit in Word 2007 (so, wie ich es in Beitrag #15 bereits beschrieben habe). Auf Word 2010 habe ich keinen Zugriff, aber auch dort sollten die gleichen Möglichkeiten bestehen.

Dokumentenansicht mit „als ausgeblendetem Text“ formatiertem Bild:


Mit den weiter oben bereits beschreibenen Einstellungen ist das Bild in der Seitenansicht nicht mehr zu sehen und es wird auch nicht gedruckt:

 

[schnullerbacke]

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pixxxelschubser hat Recht.
Ich kannte dieses Format gar nicht und hab es gerade probiert (allerdings in 2010).

Ist doch eine nette und vor allem einfache Lösung.

Mir ist nur eins aufgefallen (vlt. stell ich mich aber auch nur blöd an):
Bild anklicken und Zeichenformat "ausgeblendet" wählen geht bei mir nur, wenn das Bild als "Mit Text in Zeile formatiert" ist. Bei allen anderen Einstellungen ist das Format-Menü nicht anklickbar.
Nachdem ich es dann als "ausgeblendet" formatiert habe, lässt sich das Bildformat aber auf z.B. "Hinter den Text" umstellen und "ausgeblendet" bleibt erhalten.

 

[mastertutorial]

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pixxxelschubser hat Recht.
Ich kannte dieses Format gar nicht und hab es gerade probiert (allerdings in 2010).

Ist doch eine nette und vor allem einfache Lösung.

Mir ist nur eins aufgefallen (vlt. stell ich mich aber auch nur blöd an):
Bild anklicken und Zeichenformat "ausgeblendet" wählen geht bei mir nur, wenn das Bild als "Mit Text in Zeile formatiert" ist. Bei allen anderen Einstellungen ist das Format-Menü nicht anklickbar.
Nachdem ich es dann als "ausgeblendet" formatiert habe, lässt sich das Bildformat aber auf z.B. "Hinter den Text" umstellen und "ausgeblendet" bleibt erhalten.

Vielen Dank für deine Hilfe - krieg es jetz wahrscheinlich hin.
Gruß

 

[mastertutorial]

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pixxxelschubser hat Recht.
Ich kannte dieses Format gar nicht und hab es gerade probiert (allerdings in 2010).

Ist doch eine nette und vor allem einfache Lösung.

Mir ist nur eins aufgefallen (vlt. stell ich mich aber auch nur blöd an):
Bild anklicken und Zeichenformat "ausgeblendet" wählen geht bei mir nur, wenn das Bild als "Mit Text in Zeile formatiert" ist. Bei allen anderen Einstellungen ist das Format-Menü nicht anklickbar.
Nachdem ich es dann als "ausgeblendet" formatiert habe, lässt sich das Bildformat aber auf z.B. "Hinter den Text" umstellen und "ausgeblendet" bleibt erhalten.

Ja, funktioniert auch in Word 2007.




Hast du es einmal ausprobiert? Nein?
Und es gibt in den Optionen auch Einstellungen, die ausgeblendeten Text anzeigen.




Natürlich, sonst hätte ich diese Möglichkeit gar nicht erst erwähnt.

Lies doch meinen vorherigen Beitrag einfach noch einmal mit der nötigen Sorgfalt durch.


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Hier noch kurz 2 Screenshots der Machbarkeit in Word 2007 (so, wie ich es in Beitrag #15 bereits beschrieben habe). Auf Word 2010 habe ich keinen Zugriff, aber auch dort sollten die gleichen Möglichkeiten bestehen.

Dokumentenansicht mit „als ausgeblendetem Text“ formatiertem Bild:


Mit den weiter oben bereits beschreibenen Einstellungen ist das Bild in der Seitenansicht nicht mehr zu sehen und es wird auch nicht gedruckt:

Auch vielen Dank für deine Hilfe!!!!!!!

 

[karsten1077]

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wow soviele optionen in word??!! rein von der einfach heit halber würde ich doch eher zu meiner pdf version tendieren. da kann niemand aus versehen was verschieben, oder löschen. und es ist auf jedem rechner anwendbar!! wenn ihr das formular als email verschickt, kann es manchmal passieren das das mit anderen office programmen (libre, open...) nicht ganz kompatibel ist und etwas verwurschtelt wird. vielleicht ist dieser aspekt nicht ganz unwichtig, da in der letzten zeit immer mehr leute ms abwählen und zu mitbewerber produkten wechseln. libre office kannst du einfach runterladen, keine testversion, weil wie der name sagt LIBRE

gruß karsten

 

[Norbert Schumann]

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nur libre ist kein standard- verschicke damit mal tabellen ala excel----das selbe problem haben so gut wie alle alternativen- sie sind kein Microsoft Office-wollen es aber gerne sein.

 

[karsten1077]

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ms office will wahrscheinlich keine dieser suiten sein. leider hat sich die denkbar unseligste aller programmsuiten auf dieser welt zum defacto-standard gemausert. wenn libre, open, whatever nicht dem sklavischen anspruch größtmöglicher kompatibilität mit dem mist nachlaufen müssten, würden wir wahscheinscheinlich ganz grossartige, simpel nutzbare office-suiten sehen …

das sehe ich genauso, allerdings war ich noch nie ein freund davon word dokumente durch die welt zu schicken. in denen jeder herumfrickelt und bastelt. egal von welchem anbieter.

 

[Norbert Schumann]

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Das Problem mit den Unterschiedlichen Office Suiten ist doch, das es eben zu Inkompatibilitäten kommen kann, wenn ich Dokumente erstelle und diese an jemandem versende, der eben nicht das gleiche Office Programm nutzt. Nichts gegen open Office und Co- aber sie sind nur untereinander gut- also wenn 2 das gleiche benutzen. Mir nützt es nichts, wenn Kunden ein Dokuement erstellen und der Meinung sind, es würde ja irgendwie bei mir angezeigt- ich will aber nicht irgendwie-sondern genau das sehen, was sich der Kunde gedacht hat. Und hier ist nuneinmal das Problem, das alternative Office Suiten so ihre Probleme bei der ordentlichen Dateiweitergabe für andere Systeme haben. Das kann man auch nicht schön reden. Und im Grunde muss es eine Art Standard geben- wie das oft angeführte PDF- da beschwert sich doch auch keiner, das Adobe dort die Oberhand hat. Nur alternative PDF Programme können diese Art der Dokumente auch nicht unbedingt fehlerfrei erstellen- das gleiche Problem auf anderer Ebene.

 

[karsten1077]

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ja. kein thema. nur bitte basierend auf einer sinnvollen funktionalen suite mit ausgezeichneter usabilty (es amüsierte schon vor jahren, dass ein quark xpress mit deutlich mehr möglichkeiten mit knapp 300 seiten manual auskam, die „textverabeitung“ word über 1000 seiten bedrucktes papier benötigte, um den leidvoll geplagten nutzern zu erklären, wie man, ohne sich endgültig am fensterkreuz aufzuknüpfen, damit umgehen kann!).

ja genau das, und dann bezahle ich für ein programm und es fehlen einfach sachen die in den libre suiten integriert sind wie z.b. der formeleditor. wenn ich 300€ für ein programm bezahle will ich nicht 2 wochen damit verbringen, die notwendigen plugins, upgrades und was weiß ich sonst noch herunterzuladen. auf der übersichtlichsten page der welt bei ms. ich hatte ms office eigentlich immer auf dem rechner wegen outlook, daswar was mich bei der stange hielt. als mein rechner dann gecrasht war und outlook mir sagte das mein outlook back up was ich immer regelmäßig gepflegt hatte, keine outlook datei ist und mein adressbuch der letzten 5 jahre mal schlicht und ergreifend weg war, war ich dann doch sehr angep... und habe danach alles office mäßige von ms verbannt. mein workflow ist jetzt so, ich habe meine briefvorlagen in id, für mich zum drucken wunderbar. bei email versand, wird ein pdf erstellt und fertig. wenn wirklich etwas zum ausfüllen benötigt wird, erstelle ich ein pdf formular. ich versende keine word dateien. jedesmal wenn mein schatz irgend was von der arbeit geschickt bekommt, als word, und es durch verschiedene seiten einstellungen schon nicht mehr paßt, krieg ich plaque.

gruß karsten